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Gastbeitrag von Julian Eichler: Empirische Untersuchung hinsichtlich der Erstellung, Implementierung und den Betrieb einer CAI-Individuallösung

Computer-Aided Innovation ist auf dem Vormarsch! Nachdem Konzerne den Nutzen der Softwarelösungen für sich erkannt haben, setzen zunehmend auch mittelständische Unternehmen auf IT-Unterstützung bei Innovationsprozessen. Wissenschaftlich ist das Thema jedoch nach wie vor nur in Ansätzen durchleuchtet und es besteht weiterer Forschungsbedarf.

Die Basis für die weitere Forschung wurde durch Studien und Kategorisierungen des Themengebiets bereits von Wissenschaftlern wie Hüsig, Kohn und Waldmannstetter geschaffen. In Bezug auf die Implementierung derartiger Systeme wurde der Fokus bisher vorwiegend auf Standardlösungen gelegt. Um auch den Bedürfnissen von Managern, welche die Entwicklung von Individuallösungen präferieren, gerecht zu werden, wurde eine qualitative Studie durchgeführt. Dabei handelt es sich um Experteninterviews, die nach der qualitativen Inhaltsanalyse von Mayring ausgewertet wurden. Unter den 13 Innovationsexperten befanden sind der Stage-Gate-Erfinder Dr. Robert G. Cooper, der CAI-Forscher Prof. Stefan Hüsig, der Vorstandsvorsitzende der Testo AG Prof. Knospe und die Geschäftsführerin der Unternehmensberatung i’s innovation consulting Dr. Angelika Dreher. Anhand ihrer Einschätzungen entstand ein erster Leitfaden, der die verschiedenen Arbeitspakete für die Erstellung, Implementierung und den Betrieb von individueller Innovationsmanagementsoftware definiert. Die Aussagen der Experten wurden in Hauptkategorien (linke Spalte) sowie Unterkategorien (rechte Spalte) untergliedert. Wenn sich ein Interviewpartner bei seinen Aussagen lediglich auf die Hauptkategorie bezogen hat und keine Unterpunkte nannte, wurde dies durch den Vermerk „Generell:“ gekennzeichnet. Im Folgenden werden die Ergebnisse der Studie kurz vorgestellt.

Die erste Kategorie Abstecken des Anwendungsbereichs steht für die Planung und Eingrenzung eines CAI-Softwareprojekts. Die Experten gaben hierzu an, dass die Einführung umfassend mit den Instrumenten des Projektmanagements durchgeführt werden sollte. Die zweite Kategorie prozessorientierte Vorgehensweise beschreibt, wie strukturiert die Experten die Abläufe des Innovationsmanagements bzw. der Software gesehen haben. Hierzu wurde meist das Stage-Gate-Modell von Cooper als Grundlage genannt. Bei der dritten Kategorie handelt es sich um die unbürokratische Handhabung der Software. Es geht darum, den generellen Verwaltungsaufwand in der Software möglichst gering zu halten, sodass damit effizient gearbeitet werden kann. Die Usability und intuitive Bedienbarkeit ist Inhalt der nächsten Kategorie. Dabei geht es darum, dass der User mit der Software möglichst effektiv, effizient und zufriedenstellend arbeiten können sollte. Eine benutzerfreundliche Softwareführung verringert zudem den Schulungsaufwand für den Umgang mit der Lösung. Eine weitere Kategorie ist das Abstecken des Userkreises und damit auch die Rollen- und Rechteverteilung. Schon vor der Entwicklung der Lösung sollten sich Verantwortliche im Innovationsmanagement im Klaren darüber sein, wer als User in die Software eingebunden wird und auf welche Inhalte die einzelnen Benutzergruppen zugreifen dürfen. Die Kategorie Sensibilisierung der Mitarbeiter beschreibt die bewusste Auseinandersetzung der Belegschaft mit der Innovationssoftware. Eine Entscheidung für eine derartige Lösung sollte nicht nur auf Managementebene getroffen werden. Bei dieser Handlungsempfehlung geht es darum, dass die Mitarbeiter möglichst früh in das gesamte Vorhaben involviert und auch überzeugt werden. Die Kategorie Begeisterungspotenziale erwecken ist eng mit dem Bereich der emotionalen Sensibilisierung verwandt.

Bei den Begeisterungspotenzialen geht es im Gegensatz zur vorherigen Kategorie jedoch um gezielte Maßnahmen, die den Mitarbeitern nicht nur die Notwendigkeit der Software vermittelt, sondern gezielt ihren Enthusiasmus fördern. In der Kategorie vielseitiger Zugang zur Software geht es um die verschiedenen Endgeräte, mit denen Anwender auf die Software zugreifen können. Dadurch können die User beispielsweise auch mobil auf Inhalte zugreifen. Generell ermöglicht ein vielseitiger Zugang, dass Innovationen jederzeit und überall bearbeitet werden können. Ideen können dann beispielsweise auch unterwegs in das System eingepflegt werden und geraten auf diese Weise nicht in Vergessenheit. Die nächste Kategorie, Einbindung externer Quellen (Open Innovation), beschreibt die Öffnung des Innovationsprozesses und deren Abbildung im Innovationstool. Das Thema Open Innovation wird immer relevanter für Unternehmen und es wurde auch von den Experten im Zusammenhang mit Software genannt. Dazu solle es Userzugänge für externe Personen wie Kunden, Lieferanten oder Partner geben. Die zehnte Kategorie lautet Berücksichtigung von Schnittstellen zu anderen Systemen. Darin geht es um die Verknüpfung des CAI-Tools mit anderen Softwarelösungen. Je nach Anwendungsbereich ist es sehr hilfreich, wenn Daten mit einer anderen Software ausgetauscht werden können. Die Kategorie Prozessbeschleunigung abbilden wurde von vier Interviewpartnern behandelt. Die Experten empfehlen, bei der Konzeption der Software speziell auf die Abbildung eines hohen Innovationstempos zu achten, da dies in heutiger Zeit existenziell sei. Dies gelingt durch eine schlanke Softwareumsetzung, aber auch durch Instrumente wie Coopers Triple-A-Prinzip. Zudem lassen sich einige Prozesse automatisieren, wodurch Innovationen zusätzlich beschleunigt werden können. Die nächste Kategorie lautet Einbindung von klaren Go/Kill-Kriterien. Wenn eine Idee zur Innovation wird, durchläuft sie verschiedenste Phasen. Am Ende dieser Phasen wird in der Regel immer geprüft, ob es sich weiterhin lohnt, eine Idee zu realisieren. Die zugehörigen Kriterien sollten laut Kategorie in der Software so ausgerichtet sein, dass sie aussagekräftig sind und eine objektive und effiziente Bewertung ermöglichen. Bei der Kategorie Individuelle Abstimmung mit vorhandenem Innovationsmanagement geht es um das Zusammenspiel zwischen den vorherrschenden Managementprozessen und der Software. Diese sollte nach Meinung der Experten so gestaltet sein, dass sie zum vorhandenen Innovationsmanagement passt und sich im Idealfall beide Bereiche gemeinsam weiterentwickeln. Die Empfehlung Kreativitätsanregung fördern ist Inhalt der nächsten Kategorie. Für das Management von Innovationen ist die Kreativität der gesamten Belegschaft von zentraler Bedeutung. Diese wird nach Meinung der Experten sehr gut durch kreativitätsanregende Features in der Software gefördert, beispielsweise mit einem TRIZ-Tool. Auch Neutralität im zwischenmenschlichen Umgang spielt für die Experten eine große Rolle. Die Kategorie Objektivität im Innovationsprozess gewährleisten steht dafür, dass die gesamten Innovationsprozesse klar und objektiv für die gesamte Belegschaft ablaufen. Auch für Mitarbeiter sollte es mithilfe der Software nachvollziehbar sein, welche Ideen bzw. Innovationen weiterverfolgt werden und welche aus welchen Gründen ausscheiden. Objektive Kriterien bringen dadurch auch eine gewisse Vorhersehbarkeit mit sich und helfen dabei, Willkür bei den Innovationsentscheidungen zu verhindern. Die Kategorie Verbindlichkeit schaffen steht für die obligatorische Nutzung der Software für die gesamte Belegschaft. Wenn die Prozesse im Unternehmen so definiert werden, dass man beispielsweise Ideen nur über die Software einreichen kann, müssen sich auch Softwaregegner mit dem System auseinandersetzen und werden im besten Fall von den Vorteilen der Software überzeugt. Den Experten zufolge kann die Lösung auch nur dann erfolgreich sein, wenn sie von allen beteiligten Mitarbeiter angenommen wird. Ein Interviewpartner gab an, dass man durch hohe Transparenz zusätzliche Verbindlichkeit schaffen kann, da in diesem Fall ein paralleler Innovationsprozess außerhalb der Software vermieden wird. Die Kategorie Unterstützende Funktion sagt aus, dass ein Innovationstool keine Innovationen selbstständig durchführen, jedoch den gesamten Prozess sehr gut unterstützen und begleiten kann. Dies sollte bei der Softwareentwicklung und –anwendung beachtet werden. Eine Software kann den Interviewpartnern gemäß beim Abbilden der komplexen Prozesse und der Bereitstellung der richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt unterstützen. Die nächste Kategorie lautet Bildung eines Expertenteams. Die gesamte Umsetzung und Einführung der Innovationsmanagementsoftware sollte von einem Expertenteam aus verschiedenen Disziplinen begleitet werden. Von den Interviewpartnern wurden hierzu als Vorschläge Experten aus den Bereichen Projektmanagement, Softwareentwicklung, Innovationsmanagement und Kostenplanung genannt. Die passende Auswahl der Experten sollte vom Unternehmen selbst getroffen werden. Wenn zudem die späteren Anwender der Software in den Umsetzungsprozess involviert werden, verhelfen diese zu einem unvoreingenommenen Feedback. Die Empfehlung Bereitstellung ausreichender Ressourcen ist ein Hinweis darauf, dass das gesamte Softwareprojekt inklusive des laufenden Betriebs sehr ressourcenintensiv ist und nur dann erfolgreich umgesetzt werden kann, wenn diese in ausreichendem Maß zur Verfügung gestellt werden. Die Entscheidung für eine Innovation ist also auch immer mit der Investition von Ressourcen verschiedener Arten (u. a. finanzielle, personelle, organisatorische) verbunden. In der Kategorie Schutz sensibler Daten geht es um den Datenschutz im Innovationsmanagement und zugehöriger Software. Die sensiblen Inhalte sollten gewissenhaft geschützt werden, damit keine Informationen an unautorisierte Personen gelangen können. Der Bereich Kollaborationsunterstützung beschreibt die Notwendigkeit der Zusammenarbeit bei Innovationsprozessen, was auch durch die Software realisiert und unterstützt werden kann. Durch verschiedene Social-Features sollte die Interaktion zwischen den einzelnen Usern gefördert werden. Die Experten nannten in diesem Zusammenhang auch die Unterstützung des Kommunikationsmanagements und die Umsetzung einer Ideen- und Kommunikationsplattform. Generell können in diesem Zusammenhang Social-Software-Ansätze genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu stärken. Die Kategorie Einbindung wissenschaftlicher Ansätze steht für die Empfehlung, die Software auf einem theoretischen Fundament aufzubauen. Praxiserprobte und bewährte wissenschaftliche Modelle helfen auf diese Weise bei der Umsetzung eines realistischen Innovationsmanagements via Software. Als Beispiele für diese Modelle wurde der Lead-User-Ansatz, der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP), das betriebliche Vorschlagwesen, Six Sigma (6σ), die Denkhüte und der Stage-Gate-2.0-Ansatz genannt. Ferner wurden auch Modelle und Ansätze des Software-Engineerings und bestehende Normen des Prozessinnovationsmanagements aus verschiedenen Industrien wie der Automobilbranche oder der Medizintechnikindustrie genannt. Bei der Kategorie Flexibilität und Anpassbarkeit gewährleisten geht es darum, dass eine Innovationssoftware stets so flexibel und anpassbar sein muss, dass sie eine Adaption an neue Umstände leisten kann. Letztendlich muss deshalb auch das Innovationsmanagement selbst immer wieder innoviert werden können. Eine Software muss so ausgerichtet sein, dass sie die Prozesse flexibel abbildet und im Bedarfsfall erweitert und verändert werden kann. Die letzte Kategorie lautet Benchmarking betreiben und zielt darauf ab, dass nach Meinung der Experten bei der Erstellung der Software auch andere Standardlösungen analysiert werden sollten. Dies sorgt für zusätzliche Inspiration und potenzielle Fehler können vermieden werden.

Zusammenfassend wird deutlich, dass die Experten großen Wert auf ein geplantes, strukturiertes und know-how-getriebenes Vorgehen legen, damit die hohe Komplexität eines Projekts überwunden werden kann; dies darf jedoch keinesfalls die Kreativität und Dynamik des Innovationsprozesses behindern. Außerdem empfehlen die Interviewpartner eine ganz bewusste Entscheidung für die Einführung der Innovationssoftware – und betonen dabei die Notwendigkeit der Akzeptanz seitens der Belegschaft. Dazu gehört primär, dass das Projekt mit ausreichend Ressourcen ausgestattet wird, die gesamte Belegschaft einbezogen wird und Innovationsmanagement einen entsprechenden Stellenwert in der Organisation hat. Da die Ergebnisse der Studie lediglich einen ersten Schritt in dieses Teilgebiet darstellen und noch relativ allgemein gehalten sind, wäre es wünschenswert, wenn in diesem Umfeld weitere Forschung betrieben wird. Beispielsweise könnten die Auswirkungen von Unternehmensgrößen und –branchen analysiert werden. Gerne können die Ergebnisse auch durch die Kommentarfunktion in diesem Blog diskutiert und bei Bedarf meinerseits näher erläutert werden.

 

Kategorien Aussagen (Unterkategorien)
Abstecken des Anwendungsbereichs Planung mit Pflichtenheft (1x)

Projekt in Arbeitspakete zerteilen (1x)

Einführung mit überschaubarem Standard (1x)

Prozessorientierte Vorgehensweise Stage-Gate als universeller Ansatz nutzbar (7x)

Abbildung eines prozessorientierten Ideenmanagements (2x)

Abbildung eines ganzheitlichen Innovationsprozesses (9x)

Teilweise strukturiertes, prozessuales Vorgehen (2x)

Anbindung zugehöriger, verwandter Themenfelder (1x)

Individueller Ansatz durch Baukastensystem (1x)

Unbürokratische Handhabung Einfache Datenpflege ermöglichen und Bürokratie verhindern (4x)

Geringen Bedienungsaufwand gewährleisten (2x)

Generell: Unbürokratische Handhabung (2x)

Usability und intuitive Bedienbarkeit Schlanke und smarte Umsetzung (3x)

Selbsterklärende Bedienung (2x)

Best Practices der User-Interface-Gestaltung beachten (1x)

Stark visualisieren (1x)

Generell: Usability und intuitive Bedienbarkeit (2x)

Abstecken des Userkreises / Rollen- und Rechteverteilung Nutzerkreis nach Phasen bzw. Anwendungsgebieten des Innovationsprozesses ausrichten (4x)

Nutzerkreis an der Kultur des Innovationsmanagements festmachen (1x)

Nutzerkreis möglichst groß definieren (3x)

Rollenwechsel beachten (1x)

Sensibilisierung der Mitarbeiter Schulung der Mitarbeiter (4x)

Emotionale Einbindung und Akzeptanz schaffen (7x)

 

Begeisterungspotenziale erwecken

Lösung sollte Freude bringen (3x)

Ansprechendes Design (1x)

Incentivierung der Mitarbeiter (1x)

Einbindung von Gamification-Aspekten (1x)

Vielseitiger Zugang zur Software Mobilen Zugang ermöglichen (2x)

Generell: Vielseitiger Zugang zur Software (1x)

Einbindung externer Quellen (Open Innovation) Input/Feedback von Interessenten bzw. Kunden einholen (2x)

Generell: Einbindung externer Quellen (Open Innovation) (1x)

Berücksichtigung von Schnittstellen zu anderen Systemen Anbindung an Patentdatenbanken (1x)

Generell: Berücksichtigung von Schnittstellen zu anderen Systemen (1x)

Prozessbeschleunigung abbilden Prozessautomatisierungen nutzen (1x)

Generell: Prozessbeschleunigung abbilden (4x)

Einbindung von klaren Go/Kill-Kriterien Aussagekräftige Checklisten implementieren (1x)

Abstimmung mit Unternehmensvision und –mission (1x)

Generell: Einbindung von klaren Go/Kill-Kriterien (4x)

Individuelle Abstimmung mit vorhandenem Innovationsmanagement Software als Unterstützung für Einführung neuer Prozesse (2x)

Abstimmung mit dem Managementstil (1x)

Auswahl des passenden Innovationsprozesses (3x)

Auf Compliance und Unternehmenskultur achten (2x)

Abstimmung mit der Unternehmensgröße (3x)

Abstimmung der Software auf die Branche (2x)

Umsetzung mit Einführungsstrategie (1x)

Generell: Individuelle Abstimmung mit vorhandenem Innovationsmanagement (5x)

Kreativitätsanregung fördern Einbindung einer Plattform für das Ideenmanagement der Kreativitätsphase (3x)

Generell: Kreativitätsanregung fördern (Unterstützung der Kreativitätsphase) (1x)

Objektivität im Innovationsprozess gewährleisten Generell: Objektivität im Innovationsprozess gewährleisten (3x)
Verbindlichkeit schaffen Verbindlichkeit durch hohe Transparenz (1x)

Generell: Verbindlichkeit schaffen (2x)

Unterstützende Funktion Software muss die komplexen Prozesse unterstützen (1x)

Bereitstellung der richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt (1x)

Software kann lediglich als Unterstützung fungieren (3x)

Bildung eines Expertenteams Gutes Produktmanagement einbinden (1x)

Softwareerfahrung muss im Team vorhanden sein (2x)

Erfahrung im Bereich Innovationsmanagement muss im Team vorhanden sein (1x)

Experten für Kostenplanung einbeziehen (1x)

Anwender in Entwicklung einbeziehen (2x)

Bereitstellung ausreichender Ressourcen Generell: Bereitstellung ausreichender Ressourcen (2x)
Schutz sensibler Daten Generell: Schutz sensibler Daten (IT-Security gewährleisten) (2x)
Kollaborationsunterstützung Kommunikationsmanagement unterstützen (1x)

Ideen- und Diskussionsplattform für die gesamte Belegschaft (1x)

Social-Software-Ansätze beachten (1x)

Generell: Kollaborationsunterstützung (1x)

Einbindung wissenschaftlicher Ansätze Integration des Lead-User-Ansatzes (1x)

Implementierung des KVP (1x)

Einbezug des betrieblichen Vorschlagwesens (1x)

Abbildung von Six Sigma (1x)

Darstellung der Denkhüte von De Bono (1x)

Berücksichtigung von Stage-Gate 2.0 (1x)

Modelle und Ansätze des Software-Engineering für Umsetzung nutzen (1x)

Nutzung bestehender Normen des Innovationsmanagements (1x)

Generell: Einbindung wissenschaftlicher Ansätze (2x)

Flexibilität und Anpassbarkeit gewährleisten Generell: Flexibilität und Anpassbarkeit gewährleisten (2x)
Benchmarking betreiben Generell: Benchmarking betreiben (2x)

 

 

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